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【網頁表單收信問題】表單到Email不是直線流程!|天矽科技客製化網頁設計

部落格:【網頁表單收信問題】表單到Email不是直線流程!|天矽科技客製化網頁設計

 

表單轉成信件寄送,不是按下送出就能馬上把信件送到對方手上,信件其實會經歷一段旅程,才會呈現給收件者閱讀、瀏覽。

企業網站表單的信件旅程

 

 使用者進入企業網站填寫聯絡表單,按下送出後,企業會收到客戶填寫的申請表單,這段看似「寄過去對方就能收到信」的一條線理論,表面上看起來是這樣,但其實郵件會經歷一段旅程才會寄送到收件人手上,如圖:

電子郵件傳遞過程

▲電子郵件傳遞過程圖 (參考Linux網管人才培訓手冊)

 

網頁的表單送出方式

 

 要執行寄送的這項動作,表單就會需要設定一個「寄件者」的電子信箱,也就是網站的郵箱,而這個寄件者的設定也分成兩種方式,如下。

信件寄送方式

 

第一種、客戶填入的電子信箱當作寄件者

 讓客戶當作寄件人,以表單當作一個信件跳躍的發送平台。我們雖然看不到後台的轉換,但其實該信件(表單)送出後,會再轉至客戶填寫的信件工具進行轉譯,最後才會到企業的信箱中。

 簡單來說,就是客戶以自己家的信箱當作郵筒,讓負責的郵差直接來我家收信、寄信。

 比如客戶郵件地址是tsgservice@gmail.com,那麼客戶在填寫表單並送出時,郵件就會跳去gmail再轉寄送到企業的信箱;如果客戶的郵件地址是tsgservice@yahoo.com.tw,那麼郵件就會先跳去yahoo再轉寄送到企業的信箱。

 

第二種、企業表單以固定電子郵件的方式當作寄件者

 表單加入固定電子郵件,就是客戶填寫表單後按下送出,系統自動將填寫的資料內容轉換成文件寄給企業信箱。雖然這樣的步驟比較簡單,但後台仍需進行轉換。

企業表單

▲企業網站表單示意圖

 

如何選擇網站表單寄送方式?

 根據上述,如果以固定的方式當作寄件者比較簡單,那又為什麼要設定成「以客戶填入的信箱」作為寄件者?

 要怎麼選擇沒有一定,要看企業的需求訂定。

 

 不過根據我們的經驗,企業的網站管理人員通常習慣以「直接回覆郵件」的方式回應客戶,如果今天是以固定電子郵件當作寄件者,那所回覆的信件就會回到自己家的信件中,客戶是沒有辦法收到的!

 要解決這個問題其實也很簡單,就請企業再另外寫信寄送給客戶即可,但就以直覺性、方便性來說,許多企業還是會希望用「以客戶的信箱當作寄件者」的方式作業。

 

網頁表單收件問題

 

 在網頁中架設表單,讓客戶能夠填寫資料並與企業聯繫,是網站非常重要的業務轉換指標,但有時候表單總是會發生一些問題,是發生什麼事?

 

郵件收不到

 通常我們會希望企業網站的表單送出目的地,可以設定兩個不同的電子郵件地址

  • 如果A地址收不到、B地址卻收到了,那就表示這個問題是該電子平台發生問題,解決時就需要尋求該平台的協助處理,或請客戶到垃圾郵件中尋找。
  • 如果兩個地址都沒有收到,那就要檢查是否表單的設定程序出現了問題。

 

 如果企業網站只有設定一個收件地址,那麼在檢查流程時,就會需要花上比較多的時間來處理。

 

郵件被擋


帳號被設定成黑名單

 郵件被擋其實跟上述的郵件收不到一樣,不過這部分指的是郵件確定已經送出,而不是信件還在列隊等待中。

 信件被阻擋的原因可能是該「帳號」被設定成黑名單、被判定為惡意郵件、垃圾郵件或郵件帶有病毒、執行檔、純文字圖片…等,如果都沒有以上的情形,就有可能是對方郵件伺服器誤判

 網路業者都會有自己維護的一份黑名單,只要是列入名單所寄出來的帳號或IP都很容易被擋掉,像是yahoo、hotmail、msn…等都很容易發生這樣的狀況,因此我們通常會建議企業使用自己的郵件伺服器(mail server) 或是使用gmail,比較不會發生信件被擋的問題。

 

自己擋自己

 自己檔自己,就是自己家的地址寄給自己家的地址,會發生收不到的狀況,如「123@tsg.com.tw」寄給「456@tsg.com.tw」」(某個網域寄送郵件到同一個網域的其他地址)。

 這種情況會收不到,其實是因為有很多垃圾郵件會利用這種手法,發送危險的病毒或垃圾信件,因此為了保護收件人,大多郵件伺服器都會將這種信件視為垃圾信件加以篩選。此時需透過企業郵件伺服器變更設定,才可避免此一狀況。

 

 當然我們一樣是建議企業提供兩個收件地址,一方面做備份使用,一方面若信件被擋等問題時,就能及時的找出問題原因。

 

郵件收到是亂碼

 郵件打開發現都是亂碼,很有可能是因為郵件在轉換時,在編譯/解析中發生了一些問題,這時我們也會建議新增另一個電子郵件地址來做測試、發送。

 出現亂碼的原因很有可能是因為郵件處理平台不同、編碼的不同而引發,比如Google信箱寄給Yahoo信箱或Hinet信箱寄給Yahoo信箱…等。

 

郵件格式跑掉

 郵件格式跑掉的問題,同樣我們也是會先測試另一個電子郵件,才會判定是哪部分發生狀況與問題再進行修正。

 最常發生的可能是預設格式跑版、資料無正常排序。

 會發生這樣的狀況,同樣也有可能是在進行編譯的過程中發生了小狀況

 

 

 寄電子郵件其實也就跟我們去郵局寄信一樣,不會直接、馬上就跑到收件人手上,信件會經歷分類、配送…等,才會到收件人手上;電子郵件也是同樣如此,並非一條直線的寄送理論,因此才會發生在寄送過程中出現錯誤而導致上述的狀況發生。

 

 

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