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【後疫情時代-溝通變革】中小企業該如何進行「遠端工作」?

台灣本土特殊傳染性肺炎(COVID-19)疫情延燒,全台到5月28日為止升到第三級警戒,中央疫情指揮中心公布的「企業因應嚴重特殊傳染性肺炎疫情持續營運指引」,就在提醒個人、工作場所的注意事項,第3點及第6點都是目前職場需要執行的「遠端」工作,許多企業避免群聚,實施分流上班、遠端辦公等工作形式,但從未有過相關工作形式的中小企業,在落實時難免遇到問題。

  1. 執行員工健康監測計畫及異常追蹤處理機制。
  2. 落實生病在家休息。
  3. 彈性調整人力,啟動異地辦公或在家上班機制。
  4. 進行空間調整,讓人員保持適當間距,將員工間及與客戶或其他合作夥伴間進行空間區隔。若無法維持社交距離,須配戴口罩。
  5. 員工餐廳須保持桌與桌距離 1.5 公尺以上或設有隔屏,餐桌設有隔板。若無法落實,以外帶為之。
  6. 取消或延後與工作相關的集會或活動或改其他替代方案 (如視訊)。請員工勿參加集會活動。
  7. 部份幼兒托育和學校可能會暫停上課,提供彈性請假照顧兒童。

天矽科技為了員工的健康、安全,主管們馬上討論分流上班的可行性,前期作業包括員工分組、設定會議工具、遠端連線軟體測試、如何計算上班時程等,本篇將分享從制度訂定到雲端共用的系統,提供中小企業參考。

內部管理是基礎

要能遠端辦公,第一步先從內部管理著手。專案資料庫建立、專責分工以及順暢的溝通窗口都不可或缺,天矽科技身為客製化網頁設計公司,平時為客戶設計多種好用的客製化後台,當然在內部後台建立、管理也做很多努力,包含:

  1. 團隊分工確實:各專案都有專責人員,無論是業務、設計、工程師都即時掌握專案進度。
  2. 建立內部專屬後台:專案進度可以在後台資料庫查詢,主管、業務、客服都能快速找到各專案資料及聯繫窗口。
  3. 建立公司共用資料庫,資料不會散各處。
  4. 部門各擁群組溝通,公司大群組隨時公告最新狀況。

外部工具輔助

除了內部資料整理之外,外部工具的使用也是一大助力,人不在辦公室該如何跟客戶進行多方語音會議?想要遠端連線到公司電腦又該如何是好?突然要找公司同事又苦無方法?其實這些問題都可以提前解決,常用的工具提供參考:

線上會議工具-遠端多人會議適用
Google Meet
Google提供的線上會議免費工具,是以「線上會議室」的形式進行。只要透過日曆行程、或是建立會議室後得到會議的連結,任何人登入Google帳號,並獲得入房准許,就可以即時進行通話或視訊會議。無論手機、電腦裝置都可以使用,也能選擇開關視訊、語音。

Microsoft Teams
和Google Meet十分類似的線上會議工具,是由微軟研發,只要登入微軟帳號即可使用。優點是可以直接分享簡報、能分組討論,也有提供會議白板功能。

遠端連線-在家連線公司電腦的好工具
Chrome遠端
由Chrome瀏覽器提供的遠端應用工具,只要電腦在Chrome瀏覽器下載擴充功能並設定密碼,就可以在手機、同樣使用Chrome瀏覽器的電腦上使用遠端功能。只要電腦電源沒關,就可以自由登入使用。但要注意,網路速度不同可能會影響使用的順暢度。

AnyDesk
如果Chrome遠端系統不夠穩定,可以換著使用速度更快的AnyDesk,和Chrome遠端一樣,下載速度很快、安裝也簡單,只要設定密碼就可以使用,建議是跟Chrome遠端搭配使用,兩者並行比較安全。

通訊軟體-同事快速溝通聯繫
公司內部溝通須建立聯繫群組,無論是使用LINE、What’s app,或以最基本的信件溝通,都是不錯的方式,只要可以聯繫到員工皆可。天矽科技採用分部門建立群組、公司全體使用公告群組的模式溝通,如有遠端工作的同事有急事請求幫忙,可以透過群組馬上找到幫手。

遠端工作之後:問題排除

雖然準備得還算完善,但真正開始遠端工作還是會遇到問題,從基礎的行政問題即可發現端倪:

總機接到電話,發現專案窗口正在家中遠端作業,無法馬上接聽如何是好?
設定轉接功能,讓總機在遠端作業時也不漏電話,並在電話內先過濾客戶訊息,緊急事件就請客戶留下聯繫資料,通知窗口直接回覆。如要長遠實行遠端作業,建議直接改用網路電話,或是使用SKYPE來作為回撥電話的平台,轉接更方便。

【補充】遠端工作要用電話跟客戶聯繫,該怎麼處理最好?
順手補充天矽科技在遠端工作時遇到的問題。由於設計類型的工作,必須在電腦前和客戶溝通,如果家用電話距離電腦太遠,就必須使用手機來進行溝通,但手機撥打市話的費用較高,不應該由員工來負擔相關費用。建議公司可以申請網路電話,或使用SKYPE儲值通話點數,甚至是請客戶使用LINE等通訊軟體召開線上會議,透過網路進行遠端溝通。

出缺勤的狀況該怎麼定義?
以下綜合幾個企業的解決方法

  • 發紙本的出勤紀錄表給員工填寫,由主管統一覆核
  • 上下班時間發email作為紀錄
  • 請工程師撰寫內部程式,進入企業後台線上打卡
  • 如使用假勤系統,可新增「遠端工作」選項,進行打卡作業
  • 在通訊軟體打卡,或透過會議來確認出勤

客戶使用的線上會議工具不同,該怎麼處理?
請客戶提供慣用會議工具,內部提前模擬開會情形,系統有任何問題才能提前提出並排除,確保會議的流暢度。也可以自己準備一個備用的會議工具,可以在遇到狀況時馬上轉移開會陣地。

公司內部資安層級高,無法在家連上公司電腦,怎麼辦?
這必須從公司內部規定做起,在疫情期間是否限定部分資料可以攜回作業,並建立文件加密的程序等,需要由高層以及MIS(公司資訊管理人員)討論執行。

線上工具使用有問題,怎麼辦?
從查覺到有遠端工作的可能時,要先花時間進行工具測試,並請相關負責單位製作「執行手冊」,協助無法操作的員工進行疑難雜症排除,確保後續的工作順暢。但在真的遠端工作執行時,難免會遇到系統故障、家用網路速度的影響,建議要多準備幾套工具,或是不同的執行方法備用。

 

結語

當然在遠端工作時還會遇到很多狀況,且各自在家作業的網路穩定度不同,工作進度也比較難掌握,這時端看主管員工間的默契及溝通之外,進度會議的安排也很重要。另外資安的問題也千萬不能落下,好的外部連線工具以及不造訪問題網站是一大課題。後疫情時代正在展開,如何在這波疫情中穩住陣腳,完善使用數位工具確保業務正常,將是最大的課題。

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