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【後疫情時代 - 部門交流革新】天矽科技遠端上班日誌,各部門流程公開

天矽科技成立已20年餘,在客製化網頁設計這塊能持續提供服務原因很單純,就是面臨新挑戰衝擊時,都能快速應變並學著去接納、轉化,力求這些轉變成為「天矽經驗」。從過往專業面的作業系統轉換、語法更新,到近期因應疫情發展,發展出全新的遠端工作模式等,我們都兢兢業業並積極面對新挑戰,在這波疫情下,不只服務不止步,還提供更多元的線上服務,以下分享天矽科技各部門作業線上化的調整:

【專案業務部】
在疫情延燒、全台發布三級警報時,業務部是最緊張的部門,由於長時間需要與外部進行會議,有頻繁接觸人群的可能,對此業務部將整體會議時程延後,並和近期需要專案聯繫的客戶討論,將進度會議全數調整成線上舉行。

  1. 將業務拜訪延期,或直接改為線上會議。
  2. 專案業務內部訓練:因應多種客戶的需求,事先研究多種會議工具。
  3. 日常進度改以信件、通訊軟體溝通,條列需求及問題完整回覆。

業務資訊更新在天矽科技官方網站,如有緊急事態,可以第一時間和業務窗口聯繫。

【設計部、工程部】
前端頁面撰寫的設計部門,和後端程式撰寫的工程部,會比較專注在專案的進行,還有與客戶減少面對面會議,細節修改溝通作業都改由線上會議或是信件溝通。

  1. 成立專用群組,進行部門內細項溝通。如有特殊壯況,或有緊急需要支援的工作時,也在部門群組直接討論調動人力。
  2. Google Meet擁有即時會議群組,需要發問或有問題但文字難以詳述,會馬上進入視訊會議討論
  3. 專屬專案進度表格,方便主管每日追蹤個人進度。

【行政、客服部】
行政及客服單位是較難遠端作業的單位,所以人力足夠的狀況下會以『輪班』的形式進行,也因應未來有可能需要遠端作業,天矽科技預先設定好電話轉接,以及和各專案負責人討論,屆時透過群組與客服做搭配解決客戶的問題。

  1. 設定通話轉接作業。
  2. 主要透過e-mail和客戶進行回覆。

當然我們所做的調整不只以上這些,還有更多隨著時間調整的地方,像是在遠端工作時,天矽科技每天上班會進行早晨會報,除了有確認出缺勤的效果之外,也有掌握進度的好處在。當然在遠端作業的初期會遇到很多問題,像是:

 

1.員工家用電腦硬體較不足,無法在家進行作業。

這是在設計以及工程師身上較容易發生的案例,也有同仁因為電腦系統不相容,而花許多時間在尋找解決方法。我們是有提前一天,請員工下班回家後先行測試系統連線狀態,包含遠端作業是否會有問題、硬體是否堪用等,有問題就在隔天搶先解決。公司也準備了幾台筆記型電腦,讓員工可以帶回家作業。

2.網路不穩無法與公司進行順暢溝通。

在語音會議時常會遇到這樣的狀況,有時不只發生在我們身上,也有客戶出現這樣的問題。天矽內部提前一天做網路測試之外,隔天也先從公司內部的會議測試起,果然發現在網路會議時,有畫面無法分享等問題。除了鼓勵員工換手機網路/家用有線網路做測試之外,真的都行不通再看是否由公司提供行動網卡,順利員工專案作業。

3. 網路會議的眉角
能夠順利進行網路會議是第一步,但會議的禮儀可能就不是每個人都清楚。像是麥克風在發言時再開啟,以免收到奇怪音效干擾會議;同個環境有兩個以上的人在會議中時,該使用耳機麥克風進行收音等,都是天矽科技這幾天會議下來,發現能讓網路會議溝通得更順暢的方法。


以上這些遠端工作、線上會議問題,都需要花一些解決時間,但我們相信這些都不是徒勞無功,而是在建立『後疫情時代能夠安心工作的舒適圈』。防疫之虞我們也維護客戶的基本權益,保持窗口溝通暢通,持續提供專業網頁設計服務。如果你也有客製化網頁設計需求,歡迎與我們聯繫。

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