SPEC 台大科學推展中心
線上會議活動報名系統
在過去,每當相關單位要舉辦學術研討會及年會等會議時,只能夠過最簡單的方式,用網站佈告欄的方式公告消息,並透過加入超連結的方式,提供會員填寫Google報名表單、報名活動會議。
這種傳統的報名方式,不僅管理員難以管理,會員更是經常搞不清楚步驟...
如今,台大科學推展中心為友善會員及各活動單位之報名作業,開發「線上會議活動報名系統」,提供更加便利且一目瞭然的報名介面,使管理與報名能更加有效率!
✓ 活動報名資訊輕鬆掌握
進入頁面即可輕鬆掌握三種活動狀態,加上數字與進度條,會員不必多花心思即可將資訊一眼盡收。
✓ 會員制度與功能規劃
無論一般或進階會員,登入後皆可透過行事曆了解活動日程,輕鬆掌握研討時程!
進階會員還可建立活動,管理各項狀況,亦可利用系統調查希望會議時間,全面掌控活動狀態!
✓ 友善的後端管理系統
屏除舊時管理方式,快速匯出、報名活動資料,問題排除時,管理者還可利用關鍵字或日期查詢細部資訊,迅速解除問題、管理更輕鬆!

活動報名資訊輕鬆掌握
進入頁面即可輕鬆掌握「報名中」、「即將開放報名」與「報名截止」三種活動狀態,並且「報名人數上限」及「已報名人數」也能透過數字與進度條,將資訊一眼盡收。
高度客製化的活動報名
活動發起人可自訂與建立多項不同的欄位,提供給報名者填寫,當報名者進入活動報名後,即可進行選擇、繳費及各項內容填寫,讓活動發起人能輕鬆獲得報名所需資訊。
進階會員發起活動與會議管理
進階會員可於前台建立活動,交由管理員審核,完成後即可查看報名狀況、報名者資料、繳費狀況等資訊,若要進行學術研討會議,還可利用系統調查希望會議時間,讓活動報名更加便利!
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01/ 發起活動
進階會員可建立會議活動,包括活動檔案上傳、活動廣告圖片、資訊及各項欄位等,建立活動的申請報名會提交到後端管理系統,須經由網站管理者審核後同意,才可開放進階會員發起活動報名與執行。
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02/ 建立報名表及身份別管理
進階會員可在建立活動中的「報名表建立」功能中,增加身份別管理以及填寫註冊費用金額,另外還可再使用「增加欄位」功能輸入欄位、問題類型(單行/多行文字、單/多選、下拉選單及日期),以及備註文字和是否必填。
另外也可透過勾選方式,當報名者填寫資料後,讓系統寄送系統信,通知給活動建立者。
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03/ 活動會議列表
活動會議列表可查看發起的活動狀態,分別為「草稿中」、「審核中」「報名中」、「已取消」和「報名截止」五種狀態。
活動發起人可選擇「瀏覽」功能,瀏覽活動在前台呈現的資訊,另外也可以自行設定協作者人員,透過新增mail的方式增加協作者,如此一般會員即可查看並編輯協作的活動資訊。
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04/ 報名者名單管理
當活動報名開跑後,活動發起人可直接查看活動報名的狀況,以及報名者是否繳費等,同時也可進行報導狀態管理及資料匯出的動作,並且當有參與者詢問時,發起者也可利用日期區間或關鍵字的方式查找報名者(類似前台的後端管理者)。
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會議時間調查系統
當進階會員需要發起研討會時,為了盡量讓多數使用者能夠撥空參與,此時就需要向大家統計希望的會議時間,而這也是開發此系統的功能和目的。
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01/ 建立會議時間調查
進階會員可利用此調查系統,設定各項所需資訊,如...
- 設定發信日期與時間,由系統排程發送。
- 填寫要邀請的「邀請者」信箱。
- 勾選「開放統計結果」則會將統計結果顯示於調查表中。
- 勾選「調查備註」可以由進階會員增加兩個問題欄位,一個簡答、一個是下拉選單,提供受邀者更多的回答欄位。
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02/ 調查會議時間
選擇「會議時間選項調查」功能後,發起人僅需選擇日期區間、星期、時間區間和會議時間,系統即可自動生成可點擊選的按鈕,讓受邀人選擇希望的時間。
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03/ 系統自動統計調查結果
若建立者有勾選「開放統計結果」,則統計結果會顯示在調查表中,受邀人可參考統計結果,再繼續填寫報名資訊,與此同時,活動建立者也可在「會議時間」功能選項中,查看目前的會議統計和報名者資訊。
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友善的後端管理系統
屏除舊時的Google表單,網站後端管理系統能快速匯出、報名活動資料,當前台有報名資訊問題時,管理者亦可利用關鍵字或日期查詢的方式,迅速找到問題並解決!